Als OrgaTeam gehört die Auswahl der Speaker zu den schönsten und schwierigsten Dingen zugleich, die wir zu leisten haben. D.h. an der Stelle haben wir bereits das erste, gerne genommene Missverständnis auszuräumen: Wir wollen gar keine Personen auswählen – zumindest nicht in der ersten Runde. Wir wählen Themen aus, für das es eine »Patenschaft« gibt unter der es aufbereitet wird. Also dann: Die Auswahl von Themen gehört zu den schönsten und schwierigsten Dingen, die ein OrgaTeam zu leisten hat.

Schön, weil es einfach Spaß macht, die vielen unterschiedlichen Vorschläge als Erste in Augenschein nehmen zu können. Wir sind uns sicher: Die Themen, die ihr einreichen werdet, werden einmal mehr belegen, wie kreativ, wie breit interessiert und wie gut ausgebildet die  WordPress Community ist. Wir freuen uns jedenfalls jetzt schon darauf.

Schwierig zugleich, weil wir jeden einzelnen Vorschlag zu bewerten haben. Wir sind uns bewusst, dass an vielen Themen sehr viel mehr als Wissen und manchmal echte Forschung hängt. Noch viel mehr verbindet die Speaker mit ihrer Themenauswahl echtes Herzblut und große Erwartungen an ihre eingereichte Präsentation.

Und wir sind mit der undankbaren Aufgabe konfrontiert dem einen oder der anderen das Herz herauszureissen und die Erwartungen zu enttäuschen, in dem wir den eingereichten Vorschlag ablehnen. Ablehnen müssen. Weil wir nur zwei Tage und nur ca. 30 Session Slots zur Verfügung haben. Und natürlich ernten solche Entscheidungen nicht nur Gegenliebe, sondern sehr viel mehr noch Enttäuschung, manchmal Zorn und leider auch Rückzüge und andere Gefechte.

Bei aller Mühe, die wir uns bei der Themenauswahl geben werden: Es gibt leider keinen perfekten Auswahlprozess. Aber zumindest wollen wir allen unsere verbindliche und transparente Vorgehensweise vorstellen. Damit mögliche Enttäuschungen besser verarbeitet werden können. Damit Zorn erst gar nicht entsteht. Damit möglichst alle, die Themen eingereicht haben, am Ende des Prozesses wenn nicht als Speaker, dann doch wenigstens noch als – uns und der Veranstaltung – wohlgesonnene Teilnehmer dabei sind. Dafür wollen wir uns an nachfolgenden Leitlinien orientieren.

Die Zielsetzung d(ies)es WordCamps

Die vorrangigste Aufgabe sehen wir in der Vernetzung der WordPress Community. Grob gesagt ist das ein Punkt der in erster Linie noch sehr viel besser durch die WarmUp- und die CommunityParty sowie die zahlreichen Flurgespräche, die neben und außerhalb des Konferenztracks stattfinden, erfüllt wird. Um diese Gespräche »anzufüttern« und in Gang zu bringen verstehen wir die Vorträge als Impulse. Solche Impulse gehen nach unserem Verständnis am ehesten von Vorträgen aus, die:

• herausragende, neue oder trendige Techniken präsentieren
• Best-Practice-Beispiele illustrieren
• Problemlösungen aufzeigen
• praktische Hilfestellungen im täglichen Arbeitsumfeld liefern
• inspirierend und aktivierend für den Community-Gedanken sind

Die Varianz unserer Besucher

WordPress ist ein zutiefst demokratisches Werkzeug, das sich jeder und jede zu eigen machen darf und soll. Wir treffen daher auf den WordCamps regelmässig auf die komplette Bandbreite von Wissensständen, Motivationen und persönlichen und kulturellen Hintergründen. Vom reinen Anwender über den Freelancer der PlugIns oder Themes schreibt bis hin zu großen Agenturen die WordPress als AppFramework bis zur Unkenntlichkeit verbiegen können: Allen wollen wir eine Plattform bieten, um die Aspekte ihrer Arbeit zu beleuchten und umgekehrt auch allen einen Nutzen stiften, in dem sie in der Themenauswahl etwas für sich mitnehmen können.

Rahmenbedingungen

Um vor dem o.g. Hintergrund von Zielsetzung und Bandbreite des Publikums eine möglichst treffsichere Auswahl zu finden, gelten folgende Rahmenbedingungen:

• Relevanz für die Zielgruppe
• Klarheit und Stringenz des Vorschlags
• Neuartigkeit/Originaliät des Themas
• kann das Thema im vorgegebenen Zeitrahmen halbwegs vernünftig präsentiert/erarbeitet werden

Die eigene Befangenheit

Jede(r) von uns – auch das OrgaTeam – ist ein Produkt seiner Umwelt, seiner Prägung, seiner Vorlieben und Abneigungen. Oft für oder gegen bestimmte Themen, manchmal auch für oder gegen Personen. Dazu kommt erschwerend, dass auch die WordPress Community einen Nachholbedarf in Diversität hat. Da wir uns dessen bewusst sind, haben wir nach einem Weg gesucht, um keine Vorfestlegungen anhand von persönlichen Befindlichkeiten zu treffen. Wir werden daher für eine erste Auswahlrunde die eingereichten Themenvorschläge anomymisieren. Wir hatten es ganz am Anfang schon: Es geht primär um die Auswahl von Themen, nicht von Personen!

Es liegt in der Natur der Sache, dass ein eingereichter Themenvorschlag nur sehr kurz und grob umrissen wird. Oft genug wird »Work-in-Progress« eingereicht oder aktuelle Entwicklungen machen Änderungen am ursprünglichen Vortragsfahrplan nötig. Und manchmal können wir auch nur spekulieren was sich hinter den eingereichten Dreizeilern tatsächlich verbirgt. Bitte seid daher bei der Einreichung Eurer Themen möglichst präzise. Es erleichtert und beschleunigt unsere Arbeit enorm.

Der Auswahlprozess

Runde 1: Papierform

Die anonymisierte Liste von Vorträgen wird aufgrund von Titel und Beschreibung  von jedem Mitglied des OrgaTeams nach Schulnoten von 1 bis 6 bewertet. Wir nehmen mit Absicht eine gerade Anzahl von Bewertungen um auch die »goldene Mitte« zumindest mit einer leichten Tendenz nach oben oder unten ausstatten zu können. Am Ende der ersten Runde haben wir dann eine Liste von Themen und ein Ranking das sich aus den Bewertungen ergibt. Wir sehen an der Stelle drei mögliche Szenarien:

• eine durchgängig hohe Bewertung von allen Team-Mitgliedern
  Das sind die Themen die wir wohl auf jeden Fall auf dem WordCamp haben wollen!
• eine durchgängig niedrige Bewertung von allen Team-Mitgliedern
  Ernsthaft? Wohl eher eine theoretische Möglichkeit.
• eine Spannweite von unterschiedlichen Bewertungen

Im letzten Punkt sehen wir auf jeden Fall noch eine Extraarbeit auf uns zu kommen. Wir werden diese Themen und unsere unterschiedlichen Wahrnehmungen dazu noch mal auf den Prüfstand stellen, diskutieren, ggf. nachfragen, korrigieren und erst dann ins Ranking einstellen. Vielleicht finden wir in der Gruppe sogar die Themen mit den größten Impulsen für die Flurgespräche! An der Stelle ist auf jeden Fall noch nichts verloren. Für keinen Vortrag!

Runde 2: Qualifizierung

In der zweiten Runde werden wir die bewertete Liste dann de-anomymisieren. Jetzt ist der Zeitpunkt sich nicht nur den Themen, sondern auch den einreichenden Personen zu widmen. Wie ihr im Call for Talks Formular sehen könnt, bitten wir um Angabe von bereits vorhandenen Arbeitsbeispielen, von gehaltenen Vorträgen, die wir uns auf github, eigenen Blogs, Slideshare, Youtube, WordPress.tv, etc. ansehen können. Wir werden uns sehr ernsthaft all diese Dinge vornehmen! Auch wenn das Auswahlverfahren dadurch ggf. etwas länger dauern mag – wir sind überzeugt davon dass es sich lohnen wird.

Ein Wort zu denen, die an der Stelle nichts oder nur sehr wenig eintragen können: Das ist keine Schande! Wir haben auf den vergangenen WordCamps immer wieder Vortragende erleben dürfen, die zuvor (fast) niemand kannte und die tolle und inspirierende Vorträge hielten. Wir werden »Frischlingen« auf jeden Fall eine Chance geben. Wir sind sicher, auch dieses Mal nicht enttäuscht zu werden.

Runde 3: Sessionplan-Puzzle

Mit dem Köcher voller guter Themen und ebenso guten Rednern geht es dann in die dritte Runde. Hier geht es darum den Sessionplan feinzuschleifen. Wir würden gerne erreichen, dass:

• für jeden Kenntnislevel – Anwender, Fortgeschrittene, Profis – in etwa gleich viele Themen vertreten sind
• von jedem Themenbereich des WordPress Universums etwas dabei ist
• Themen jenseits von WordPress, die dennoch für die Zielgruppe relevant sind, angemessen vertreten sind
• Erfahrene »Rampensäue« ebenso die Bühne betreten dürfen wie »Frischlinge«
• keine Themen doppelt besetzt sind
• möglichst wenig Auswahlstress für den Besucher entsteht
• und umgekehrt auch keine Leerlaufzeiten auftreten

Damit ist klar: Unsere Liste mit »Topthemen« aus Runde 1 wird keineswegs stringent von oben nach unten umgesetzt. Gerade an den Rändern, bei den Themen mit hohen Bewertungsunterschieden, bei Themen die unser gewünschtes Gesamtbild an Vorträgen  abzurunden hilft, können durchaus noch einige nach oben rutschen, die bei strenger Reihenfolge der Bewertung nicht dabei sein würden.

Du sicher nicht!

Erfreulicherweise gab und gibt es in unserer Community niemanden, der einen Talk einreichen könnte, bei dem wir uns aufgrund eines früheren Fehlverhaltens, einer aggressiven Grundstimmung oder eines werblichen Auftretens grundsätzlich gegen eine Aufnahme in den Sessionplan entscheiden müssten. Wir sind sehr dankbar dafür, dass innerhalb der WordPress Community immer noch ein sehr weites Feld des allgemeinen Wohlverhaltens herrscht und wir daher zu keinem Ausschluß von einzelnen Personen vorab gezwungen sind. Das ist (leider) nicht in allen Communities selbstverständlich und wir betrachten dies als einen großen Wert. Wir verstehen dies auch zugleich als eine Verpflichtung für uns mit diesem Wert sorgfältig und behutsam umzugehen. Eine transparenter Auswahlprozess ist da das Mindeste mit dem wir dazu etwas beitragen wollen.

Gefälligkeiten und Befangenheiten

Die deutschsprachige WordPress Community ist einigermassen überschaubar. Unter den Einreichenden werden genügend gute Bekannte, Freunde, Kollegen, Organisatoren von anderen WordCamps, die uns schon mal die Bühne bereitet haben, usw. zu finden sein. Bitte seht davon ab uns nach Rat zu fragen, wie das Thema zu formulieren ist, damit es sicher dabei ist. Bitte seht davon ab, Süßholz zu raspeln oder uns verlockende Angebote zu machen. Es gibt niemanden, der automatisch gesetzt ist und es gibt keine Möglichkeit uns zu beeinflussen außer durch Qualität in der Einreichung selbst. Wir sind uns bewusst, dass wir hier durch ein sehr schwieriges Minenfeld zu navigieren haben. Im Extremfall bedeutet dies nichts weniger als einem Freund, einem Kollegen, vielleicht sogar einem Sponsor sagen zu müssen: »Tut uns leid, Dein Vortrag leider nicht.« Wir verstehen die o.g. Regeln auch als Selbstschutz vor solchen Gefälligkeiten. Es gehört für daher auch zum guten Ton, dass wir uns bei einer möglichen persönlichen Befangenheit, aus dem jeweiligen Auswahlprozess eines Themas heraushalten werden. Bei einer Teamgröße von 10 Leuten geht das erfreulicherweise immer noch sehr gut, wenn sich eine(r) einmal aus solch einer Befangenheit zurücknimmt, ohne das die Qualität der Gruppenentscheidung darunter leidet.

Eingeladene Redner und Call for Talks

Wir haben – lange bevor jetzt der Call for Talks einsetzt – gezielt Leute aufgefordert Themen einzureichen. Zum einen ergingen solche Aufforderungen an Leute von denen wir wissen, das sie exzellente Redner sind, die ihr Publikum begeistern, elektrisieren und inspirieren können. Zum anderen waren solche Aufforderungen an Leute gerichtet, von denen wir wussten, das sie sehr singuläre Themen qualifiziert besetzen können. Und zum Dritten ergingen solche Aufforderungen auch an Redner von denen wir wissen, dass Sie nur schwer zu bekommen sind, bzw. eine lange Vorlaufzeit für die Terminplanung zu berücksichtigen ist. Alle sind aufgefordert ihre Themenvorschläge über den Call for Talks einzureichen. Wir sind zuversichtlich, das am Ende des Prozesses die Anzahl solcher »vorausgewählter« Themen an bestenfalls einer Hand abzuzählen sein werden. Der überwiegende Teil der Sessions wird nach den o.g. Regeln ausgewählt werden.

Gesponsorte Vorträge

Sehr wichtig ist uns zu erwähnen (auch, aber nicht nur weil das eine Vorbedingung der WordPress Foundation bei der Auswahl der Themen ist), dass wir keine gesponsorten Vorträge in unserem Sessionplan haben. Wir verkaufen keine Vortragsslots. Jedes Thema, jeder Speaker wurde unabhängig davon evaluiert ob er, sie oder seine/ihr Arbeitgeber als Sponsor unserer Veranstaltung in Erscheinung tritt. Weniger gute Themen kommen nicht durch ein Sponsoring in den Sessionplan und umgekehrt fallen sehr gute Themen nicht automatisch dadurch durch’s Raster, dass sie von jemanden vorgeschlagen werden, der/die das WordCamp sponsort.

Abschluß des Auswahlverfahrens

Wir hatten es am Anfang schon: Wir werden am Ende leider einige Themen ablehnen müssen. Wir bedauern diese Ablehnungen schon heute. Wirklich ernsthaft und von ganzem Herzen. Wir werden unmittelbar nach Abschluß des Auswahlprozesses, jeden Einreichenden über Annahme oder Ablehnung des Themas zeitgleich informieren. Jedes Thema – gleich ob abgelehnt oder angenommen – ist uns zumindest an der Stelle gleichwertig.

Bitte seht davon ab, zwischendurch den Stand des Verfahrens abzufragen. Wir wissen um Eure Neugier und um Eure Vorfreude. Wir bitten darum, uns die nötige Zeit einzuräumen um den Prozess möglichst schnell und reibungslos abarbeiten zu können. Wenn es Unklarheiten gibt, wenden wir uns eigeninitiativ an Euch für Nachfragen.

Wenn Euer Thema eine Ablehnung erfahren sollte, nehmt es bitte als Trost, dass es nicht nur euren Vortrag getroffen, sondern leider eine Mehrheit von Vorträgen es nicht in die Auswahl geschafft hat. Geteiles Leid ist immer noch halbes Leid. Bitte nehmt eine Ablehnung eures Vortrags nicht persönlich. Wir schätzen jeden und jede aus unserer Community und wissen um die Beiträge die ihr leistet. Nehmt eine Ablehnung bitte als Ansporn, das nächste Mal ein noch besseres Thema vorzuschlagen.

Bitte entschuldigt, dass wir für beide Verfahren – Annahme und Ablehnung – nur eine Standard-eMail werden versenden können. Wir wollen unsere Zeit lieber in eine qualifizierte Auswahl von guten Themen stecken als in ein individuelles Feedback, was bei weniger guten Themen noch verbesserungswürdig wäre. Wer es wünscht, den versorgen wir gerne auch im Nachgang noch mit etwas mehr Hintergrundinfo zur Ablehnung seines/ihres Themas.

Besser geht immer

Wir sind gerne bereit dazuzulernen und uns zu verbessern. Bei allem Bemühen die Themenauswahl möglichst objektiv zu gestalten und allseits transparent zu machen, wissen wir das wir am Ende vom perfekten Themenplan ebenso weit weg sind wie vom perfekten Auswahlverfahren. Jede Anregung den oben beschriebenen Prozess zu verbessern nehmen wir dankbar auf und geben ihn gerne auch an jeden weiter, der künftig ein WordCamp zu organisieren hat. Bitte nutzt die Kommentarfunktion oder das Kontaktformular um uns entsprechende Hinweise zu kommen zu lassen.